Cara Memesan Tempat Perusahaan – 5 Faktor Penting yang Perlu Dipertimbangkan

Pembicara dan jadwal sesi adalah dua aspek yang menjadi fokus sebagian besar manajer saat merencanakan acara perusahaan. Bagaimanapun, mereka sangat penting untuk keberhasilan pertemuan atau insentif. Tetapi memilih tempat yang tepat sama pentingnya. Situs yang dipilih dengan benar dapat menghasilkan pengalaman jaringan yang luar biasa, dan tempat yang dipilih dengan baik dapat berubah menjadi pertemuan di mana semua orang melihat pintu keluar.

Lokasi acara perusahaan sebaiknya hanya dipilih setelah mempertimbangkan dengan cermat pro dan kontra, seperti tempat resepsi pernikahan. Berikut adalah 5 faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih tempat untuk pelatihan, pertemuan, pameran, atau lokakarya.

  • ruang angkasa

Saat memeriksa lokasi, perhatikan baik-baik ruang dan tata letaknya. Apakah sesuai dengan kebutuhan acara? Untuk menemukan jawaban, ajukan pertanyaan berikut:

  1. Apakah ada batasan kapasitas?

  2. Seberapa fleksibel ruang lantai?

  3. Bisakah ruangan diubah jika perlu?

  4. Apakah Anda akan memanfaatkan tempat itu sepenuhnya?

  5. Apakah acara lain akan berlangsung secara bersamaan?

Elemen penting untuk diperiksa adalah kapasitas tempat duduk di ruang utama. Tidak ada gunanya memesan situs yang dimaksudkan untuk 200 orang ketika hanya 60 orang yang hadir. Konferensi akan terlihat kurang dihadiri dan meninggalkan kesan buruk pada sponsor dan delegasi. Aspek lain adalah melihat ke luar angkasa. Dek, halaman rumput, kebun, dan halaman sering kali merupakan area di mana orang-orang memiliki jaringan. Pastikan tempat memiliki cukup ruang dan tersedia untuk digunakan.

Ruang istirahat, panggung, dan bagian terpisah untuk sponsor adalah beberapa topik tambahan yang perlu dipikirkan. Cara termudah untuk maju adalah berbicara dengan manajer venue. Mereka akan mampu mengakomodasi hampir semua kebutuhan dengan berbagai cara, bahkan jika itu tidak jelas.

  • Aksesibilitas

Sebagian besar pertemuan dan konferensi berlangsung di lokasi pedesaan. Ini berarti tempat tersebut harus dekat dengan bandara, stasiun kereta api atau beberapa pusat transportasi. Hanya dengan begitu para delegasi dapat mencapainya dengan mudah tanpa menghadapi masalah yang akan menciptakan kesan pertama yang sangat baik. Koneksi langsung ke jalan utama merupakan fitur penting; taman lainnya. Harus ada ruang yang cukup untuk transportasi kendaraan. Jika tidak, temukan jawabannya:

  1. Dapatkah pengaturan cadangan dibuat untuk parkir?

  2. Apakah ada biaya tambahan yang terkait dengannya?

  3. Apakah perlu memesan transportasi untuk peserta seperti taksi atau bus?

Jika acaranya bersifat lokal, cobalah untuk memilih tempat yang dekat dengan kantor, jika diperlukan kehadiran yang tinggi. Jika perubahan pemandangan adalah tujuannya, pilih lokasi yang paling jauh dari kantor.

  • Kemasan

Tempat yang menawarkan gambaran harga yang jelas selalu merupakan pilihan yang lebih baik. Karena itu, saat meminta penawaran, pastikan itu detail. Untuk itu, diskusikan semua kegiatan acara dengan pengelola venue. Ini akan membantu menyediakan semua kemungkinan biaya dan biaya yang terkait dengan keseluruhan acara. Hal-hal yang perlu ditanyakan adalah:

  1. Apa yang termasuk biaya tempat seperti layanan dan pajak?

  2. Apakah ada biaya pengaturan dan/atau kerusakan?

  3. Apakah ada biaya untuk linen, meja atau kursi?

  4. Apakah ada minimal makanan dan minuman?

  5. Apakah Wi-Fi dan perlengkapan audio visual sudah termasuk?

  6. Jika tidak, apa biaya tambahannya?

Saat membandingkan dua tempat, pastikan Anda tidak membandingkan semua penawaran harga inklusif dengan harga parsial.

  • Lingkungan

Suasana dan dekorasi tempat adalah faktor-faktor kecil yang dapat mengatur atau merusak suasana pertemuan formal. Misalnya, jika acaranya tentang brainstorming produk baru, lingkungan harus cerah, menyenangkan, dan menginspirasi. Tempat-tempat yang memiliki citra profesional tidak akan kondusif untuk memompa jus kreatif. Karena itu, pertimbangkan dekorasi lokasi. Hal-hal kecil seperti pencahayaan dan furnitur serta elemen penting seperti arsitektur, semuanya berkontribusi pada konstruksi persona.

Sesuai dengan kebutuhan acara, pilih tempat yang menimbulkan respons serupa. Upacara penghargaan akan paling cocok di lokasi bergaya canggih. Pertemuan keputusan idealnya akan diadakan di tempat yang dipoles. Salah satu tip terakhir adalah menjaga telinga Anda terbuka untuk akustik. Kebisingan dan kebisingan dari tempat atau jalan terdekat dapat merusak situs yang paling spektakuler sekalipun.

  • Kenyamanan

Untuk tempat acara perusahaan, menyediakan setiap fasilitas. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui layanan apa saja yang termasuk dalam paket tersebut. Pertanyaan yang akan diajukan adalah:

  1. Bisakah ada katering khusus yang membutuhkan permintaan diet?

  2. Apakah termasuk rangkaian bunga?

  3. Bantalan dan pena, layanan audio-visual dan dukungan TI disediakan

  4. Pementasan, pencahayaan, dan dekorasi acara ada di rumah atau tidak?

  5. Apakah layanan tiket, transportasi, dan tamasya tersedia untuk tamu?

Setiap layanan tambahan yang disediakan oleh tempat tersebut mengurangi satu kemungkinan kecelakaan. Selalu pilih situs yang menawarkan setidaknya sebagian.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *